Informations générales

Description du poste

Métier

Assistanat - Assistanat de direction

Intitulé du poste

Assistant.e d'agence H/F

Type de contrat

CDI

Temps de travail

Temps complet

Mission

Acteur majeur du logement social, Vilogia Groupe œuvre chaque jour pour proposer des logements accessibles et de qualité, tout en plaçant la satisfaction clients et la performance collective au cœur de ses engagements. Nous recrutons un(e) Assistant(e) pour renforcer notre agence de Lille.

Rattaché(e) à la responsable d'agence, vous assurez le traitement administratif et organisationnel des activités de votre périmètre. Véritable soutien opérationnel, vous contribuez à l'efficacité des équipes et à la qualité du service rendu aux clients internes et externes.

Vos principales activités :

Gestion administrative et suivi d'activité

Collecter, analyser et qualifier les données nécessaires au montage de dossiers ou projets
Renseigner les formulaires, tableaux de suivi et outils de gestion
Assurer le suivi administratif, les relances et la coordination avec les parties prenantes
Classer, archiver et gérer la conservation/destruction des documents
Assurer le lien avec les équipes comptables et le suivi de certaines données RH (paie)

Facturation et paiements fournisseurs

Réceptionner et contrôler les factures
Assurer le rapprochement avec les engagements budgétaires
Créer et mettre à jour les fournisseurs dans les outils
Relancer en cas de non-paiement

Organisation et logistique

Préparer et organiser les réunions (logistique, déplacements, supports)
Gérer les plannings, rendez-vous et déplacements professionnels
Rédiger et envoyer des courriers ou documents divers

Relationnel et accueil

Assurer un premier niveau de contact téléphonique ou physique avec les clients, fournisseurs ou partenaires du service

Profil

De niveau Bac +2 minimum (BTS Assistant(e) de Direction ou équivalent)
Une première expérience sur un poste similaire est souhaitée

Vous possédez d'excellentes capacités de communication écrite et orale
Vous maîtrisez les outils bureautiques et les outils métier (ex. notes de frais)
Capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle et à organiser des événements
Capacité à gérer et redispatcher un grand flux de courrier

Sens aigu de la discrétion et de la confidentialité
Rigueur, réactivité et sens des priorités
Forte orientation service et esprit d'équipe

Localisation du poste

Situation géographique du poste

Hauts-de-France, Nord (59)

Ville